Con la Risoluzione n. 16 del 28 marzo 2022, l’Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti riguardo alla tenuta della contabilità in forma meccanizzata.
In primo luogo, l’Agenzia delle Entrate ha ricordato la disposizione secondo la quale la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è comunque considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se, in caso di accesso, ispezione o verifica, i registri contabili risultano aggiornati sui sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.
In tema di conservazione dei documenti, i documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono comunque possedere le caratteristiche dell’immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità e devono essere conservati in modo tale che siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità e siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di quest’ultimi, qualora tali informazioni siano obbligatoriamente previste.
Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
Sulla base della normativa in materia, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che, qualora i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico, ai fini della loro regolarità, non sussiste un obbligo di stampa fino al terzo mese (o al sesto mese per il 2019) successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva l’ipotesi in cui vi sia un’apposita richiesta da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica.
Inoltre, entro il terzo (o il sesto) mese successivo al termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi, i registri devono essere posti in conservazione, nel rispetto delle norme in materia di conservazione digitale dei documenti, se il contribuente vuole mantenerli in formato elettronico o devono essere stampati, in caso contrario.