I conti d’ordine sono attivati integrando il sistema principale di scritture con sistemi minori o supplementari ogni qual volta si debbano evidenziare accadimenti gestionali che, pur non influendo quantitativamente sul patrimonio e sul risultato economico al momento della loro iscrizione, possono tuttavia produrre effetti in un tempo successivo.
Sul piano strettamente contabile i sistemi minori consentono di mantenere il formalismo della partita doppia anche per la rilevazione di quei fatti aziendali non suscettibili di registrazione nel sistema principale di scritture, non comportando variazioni né patrimoniali né economiche.
Si tratta di rischi, impegni e di beni di terzi presso l’impresa: i relativi valori vengono registrati in coppie di conti funzionanti in maniera «antitetica», in quanto l’uno rileva l’oggetto (aspetto originario) e l’altro il soggetto (aspetto derivato). Nel momento in cui l’entità del rischio, dell’impegno o dei beni di terzi si riduce, si effettua una registrazione opposta nei medesimi conti. In tal modo a fine esercizio il saldo di ciascuna coppia di conti d’ordine esprime il valore del rischio, dell’impegno o dei beni di terzi ancora in essere presso l’azienda, da riportare «sotto la riga» nello stato patrimoniale. A tal proposito, stando alla lettera della norma civilistica (art. 2424 , terzo comma) ed al principio generale di cui al documento «Composizione e schemi del bilancio di esercizio di imprese mercantili, industriali e di servizi», i predetti conti vanno indicati in unica colonna in calce allo stato patrimoniale e in maniera separata, e gli importi in essi espressi non devono essere sommati né ai totali dell’attivo né a quelli del passivo. Anche se non espressamente richiesto dalla norma, inoltre, si ritiene opportuno attuare la comparazione con i valori dell’anno precedente.
Non si deve, infine, procedere alla rappresentazione nei conti d’ordine – per evitare duplicazioni che nuocerebbero alla chiarezza – di quegli accadimenti che siano già stati oggetto (direttamente o indirettamente) di rilevazione nel sistema principale, in quanto essi, nell’ipotesi assunta, trovano conseguenziale ordinaria collocazione in bilancio.
Per quanto attiene la rappresentazione dei conti d’ordine nel bilancio consolidato, si rinvia all’apposito documento sul «bilancio consolidato».