I.I. I debiti che formano oggetto del presente documento rappresentano obbligazioni a pagare ammontari determinati di solito ad una data prestabilita. Nelle imprese mercantili, industriali e di servizi tali obbligazioni derivano di solito dall’acquisto di prodotti, merci e servizi.
I debiti includono anche gli ammontari che devono essere pagati al personale, per imposte, per royalties, per dividendi, per l’acquisizione di finanziamenti ed altri.
I debiti non vanno confusi con i fondi per rischi ed oneri che accolgono gli accantonamenti destinati a coprire passività aventi natura determinata, esistenza certa o probabile e ammontare o data di sopravvenienza indeterminati alla chiusura dell’esercizio.
I debiti non vanno confusi con gli impegni, ossia con accordi per adempiere in futuro a certe obbligazioni od a svolgere od eseguire determinate azioni od attività. Alcuni esempi di impegni sono: i contratti di costruzione di impianti o di acquisto di attrezzature e macchinari, accordi di concedere o ricevere prestiti, ordini di vendita accettati, ordini di acquisto di merci o servizi.
I.II. Hanno rilevanza per i debiti:
– l’origine;
– la natura del creditore;
– la scadenza;
– l’esistenza di garanzie.
I.III. Relativamente alla loro origine, i debiti si distinguono in:
– debiti sorti in relazione a costi (tipici i debiti verso fornitori) derivanti da operazioni di gestione caratteristica;
– debiti sorti per prestiti e finanziamenti ricevuti (questi differiscono dai debiti commerciali per non essere connessi a costi, bensì ad operazioni che hanno ad oggetto direttamente somme di denaro);
– debiti sorti per altre ragioni (debiti verso azionisti per dividendi dichiarati, debiti verso l’erario e istituti previdenziali, ecc.).
I.IV. Relativamente alla natura del creditore, i debiti vanno distinti fra:
– debiti verso fornitori;
– debiti verso finanziatori;
– debiti verso consociate. [1];
– debiti verso altri.
I.V. Relativamente alle scadenze, i debiti e le altre passività possono essere:
– a breve scadenza;
– a media o lunga scadenza.
I.VI. Infine, per quanto riguarda le garanzie, i debiti possono essere:
– senza garanzie;
– assistiti da garanzie (reali o personali di terzi).
I.VII.a) I debiti originati da acquisizioni di beni vanno iscritti nello stato patrimoniale quando rischi, oneri e benefici significativi connessi alla proprietà sono stati trasferiti. Di solito, per i beni acquistati (magazzino ed immobilizzazioni tecniche) detto trasferimento si realizza con il passaggio del titolo di proprietà, ed in particolare alla data di ricevimento del bene, ovvero alla data di spedizione nel caso in cui i termini siano consegna franco stabilimento o magazzino fornitore. Se il titolo di proprietà è trattenuto dal venditore per ragioni di garanzia, come nel caso di vendita con patto di riservato dominio, ovvero se il possesso è del venditore per richiesta dell’acquirente, il debito va iscritto in bilancio in quanto di solito in tali casi rischi, oneri e benefici significativi connessi alla proprietà sono stati trasferiti.
Normalmente il debito va iscritto in bilancio anche per i beni ricevuti soggetti a collaudo od installazione.
Nel caso di beni ricevuti in deposito o custodia, la rilevazione va invece effettuata nei conti d’ordine o nella nota integrativa.
I debiti relativi a servizi vanno rilevati in bilancio quando i servizi sono stati resi, cioè la prestazione è stata effettuata.
Gli ammontari pagati ai fornitori di beni e servizi prima del verificarsi delle condizioni sopraesposte, vanno rilevati come acconti fra le rimanenze per le forniture d’esercizio e fra le immobilizzazioni materiali o immateriali per l’acquisizione di immobilizzazioni.
Gli anticipi e depositi ricevuti da clienti a fronte di vendite di prodotti e servizi vanno rilevati come acconti tra i debiti di stato patrimoniale fino al momento in cui la vendita è contabilizzata. [2].
I crediti per acconti a fornitori od altri non possono essere compensati con debiti verso gli stessi, salvo il caso in cui siano riferiti ad acconti versati a fronte di contratti eseguiti o risolti, e devono essere indicati fra le attività, immobilizzazioni o scorte a seconda della destinazione.
I.VII.b) I debiti sorti per operazioni di finanziamento o per ragioni diverse dall’acquisizione di beni e servizi vanno rilevati in bilancio quando esiste l’obbligazione dell’impresa verso la controparte.
In particolare:
– i mutui vanno rilevati se si è verificata l’erogazione dei fondi;
– i prestiti obbligazionari vanno rilevati nei limiti in cui sono stati sottoscritti;
– gli stipendi e le ritenute, i contributi sociali, ecc. vanno rilevati secondo la loro competenza temporale;
– le provvigioni e le royalties su vendite vanno rilevate contestualmente al maturare dei relativi ricavi.
I.VII.c) La natura del creditore assume rilevanza ai fini dei principi contabili essenzialmente in relazione all’esposizione dei valori in bilancio. In mancanza di indicazioni specifiche, il lettore del bilancio è portato a ritenere che i debiti in esso esposti derivino dalla ordinaria attività commerciale.
E’ quindi necessario che i debiti siano separatamente evidenziati nello stato patrimoniale a seconda della natura del creditore perché è diversa l’informazione e l’interpretazione del bilancio se i debiti siano, ad esempio, verso fornitori, verso finanziatori o verso altri terzi (e, nell’ambito di questi ultimi, quando rilevante, è necessario conoscere quali siano i terzi tramite la nota integrativa).
Per le stesse esigenze di informazione e di interpretazione del bilancio, anche i debiti verso consociate devono avere indicazione separata con specificazione della loro natura. Ciò è necessario sia perché le operazioni tra consociate possono essere condotte su una base contrattuale non indipendente, sia perché tali debiti possono avere caratteristiche di rimborso diverse dagli altri debiti. Per consociate si devono intendere in questo documento non solo le imprese controllanti, controllate e collegate, ai sensi dell’art. 2359 del Codice Civile, ma anche le imprese che si trovino sotto comune controllo. [3].
I.VII.d) La scadenza dei debiti assume rilevanza per dare separata evidenza nello stato patrimoniale ai debiti a breve scadenza rispetto a quelli a media o lunga scadenza. Ciò per rispettare una delle finalità del bilancio, e cioè quella di dare informazioni sulla situazione finanziaria.
La separazione va effettuata sulla base del periodo amministrativo annuale. [4], sono pertanto a breve i debiti che scadono entro l’esercizio successivo, a medio-lungo quelli che scadono oltre.
I.VII.e) L’esistenza di garanzie a copertura dei debiti interessa i principi contabili relativi all’esposizione dei valori in bilancio ed al contenuto delle note al bilancio.
L’esistenza di debiti con garanzie reali (ipoteca, pegno, privilegi speciali) deve essere conosciuta, in quanto esse riducono la garanzia patrimoniale dei creditori dell’impresa non assistiti da garanzie. Ciò richiede che i debiti assistiti da garanzie reali sui beni sociali siano separatamente evidenziati, con specifica indicazione della natura della garanzia, in nota integrativa.
I.VIII. I debiti da iscriversi in bilancio devono rappresentare tutte le obbligazioni verso fornitori ed altri terzi. Nelle imprese mercantili, industriali e di servizi, data la rilevante entità dei debiti, è necessario che essi vengano rilevati mediante un sistema contabile-amministrativo affidabile per strutture e controllo interno.