L’art. 43 del D.Lgs. n. 127/1991 stabilisce l’obbligo, per le imprese controllate incluse nell’area di consolidamento, di trasmettere tempestivamente le informazioni richieste dalla controllante ai fini della redazione del bilancio consolidato. Come precisato nella relazione ministeriale, il compito di fissare il tipo e la natura dei dati e delle informazioni ed i termini precisi per l’invio delle stesse spetta all’impresa che redige il bilancio consolidato, mentre alle controllate incombe l’obbligo di trasmettere tempestivamente i dati richiesti. Di norma i documenti richiesti dovrebbero comprendere lo stato patrimoniale, il conto economico e tutte le informazioni ritenute necessarie per l’effettuazione delle scritture di consolidamento (crediti, debiti, proventi ed oneri, utili e perdite conseguenti ad operazioni effettuate tra imprese incluse nel consolidamento, ecc.) e per la stesura della nota integrativa consolidata.
La responsabilità della correttezza e completezza dei documenti da trasmettere alla società controllante compete agli amministratori delle imprese controllate, così come il rispetto dei termini precisi di inoltro dei documenti stessi. L’osservanza di quest’ultimo obbligo è particolarmente importante, in quanto, tenuto conto dei tempi tecnici necessari per l’effettuazione delle operazioni di consolidamento, deve permettere il rispetto dei tempi previsti per il controllo e la pubblicazione del bilancio consolidato (artt. 41 , 42 e 46 del D.Lgs. n. 127/1991).