Titolare effettivo: come effettuare la comunicazione
L’obbligo di comunicazione dei dati e delle informazioni relativi al titolare effettivo dell’impresa, ovvero i dati della persona fisica o delle persone fisiche alle quali è attribuita la proprietà ed il controllo, è stato previsto dal “decreto antiriciclaggio” (DLgs n. 231/2007), recante norme di prevenzione dell’utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo.
A riguardo, gli articoli 21 e 22 del decreto e il successivo decreto del Ministero delle Finanze dell’11 marzo 2022 n. 55, dettano disposizioni:
– in materia di comunicazione all’ufficio del Registro delle imprese dei dati e delle informazioni relativi alla titolarità effettiva di imprese dotate di personalità giuridica, di persone giuridiche private, di trust produttivi di effetti giuridici rilevanti a fini fiscali e istituti giuridici affini al trust per la loro iscrizione e conservazione nella sezione autonoma e nella sezione speciale del registro delle imprese;
– in materia di accesso ai dati e alle informazioni da parte delle Autorità, dei soggetti obbligati, del pubblico e di qualunque persona fisica o giuridica, ivi compresa quella portatrice di interessi diffusi;
– per individuare e quantificare i diritti di segreteria rispetto ai soggetti diversi dalle Autorità;
– per garantire la sicurezza del trattamento dei dati e delle informazioni.
Soggetti obbligati
L’obbligo di comunicazione ricade:
– sulle imprese dotate di personalità giuridica tenute all’iscrizione nel Registro delle imprese (società di capitali);
– sulle persone giuridiche private tenute all’iscrizione nel Registro delle persone giuridiche private di cui al DPR n. 361/2000 (associazioni e fondazioni);
– sui trust e sugli istituti affini.
Le informazioni inerenti le imprese dotate di personalità giuridica vengono acquisite dagli amministratori, richiedendole al titolare effettivo, anche sulla base di quanto risultante dalle scritture contabili e dai bilanci, dal libro dei soci, dalle comunicazioni relative all’assetto proprietario o al controllo dell’ente, cui l’impresa è tenuta secondo le disposizioni vigenti nonché dalle comunicazioni ricevute dai soci e da ogni altro dato a loro disposizione.
Qualora permangano dubbi in ordine alla titolarità effettiva, le informazioni sono acquisite, a cura degli amministratori, a seguito di espressa richiesta rivolta ai soci rispetto a cui si renda necessario approfondire l’entità dell’interesse nell’ente.
Le informazioni, inerenti le persone giuridiche private, sono invece acquisite dal fondatore, ove in vita ovvero dai soggetti cui è attribuita la rappresentanza e l’amministrazione dell’ente, richiedendole al titolare effettivo, anche sulla base di quanto risultante dallo statuto, dall’atto costitutivo, dalle scritture contabili e da ogni altra comunicazione o dato a loro disposizione.
I fiduciari di trust espressi, disciplinati ai sensi della L n. 364/1989, nonché le persone che esercitano diritti, poteri e facoltà equivalenti in istituti giuridici affini, purché stabiliti o residenti sul territorio della Repubblica italiana, ottengono e detengono informazioni adeguate, accurate e aggiornate sulla titolarità effettiva del trust, o dell’istituto giuridico affine.
Si considerano istituti giuridici affini al trust gli enti e gli istituti che, per assetto e funzioni, determinano effetti giuridici equivalenti a quelli dei trust espressi, anche avuto riguardo alla destinazione dei beni ad uno scopo ed al controllo da parte di un soggetto diverso dal proprietario, nell’interesse di uno o più beneficiari o per il perseguimento di uno specifico fine.
Modalità e termini di comunicazione
La comunicazione dei dati sulla titolarità effettiva è telematica e deve essere effettuata all’ufficio del Registro Imprese competente per il territorio mediante la Comunicazione Unica e utilizzando il “modulo TE”, approvato con il decreto del Ministero delle Imprese e del Made in Italy del 12 aprile 2023.
Ai sensi del decreto 29 settembre 2023 del Ministero delle Imprese e del Made in Italy, la comunicazione deve essere effettuata entro l’11 dicembre 2023 e deve contenere:
– i dati identificativi e la cittadinanza delle persone fisiche indicate come titolare effettivo;
– per le imprese dotate di personalità giuridica:
a) l’entità della partecipazione al capitale dell’ente da parte della persona fisica indicata come titolare effettivo;
b) ove il titolare effettivo non sia individuato in forza dell’entità della partecipazione, le modalità di esercizio del controllo ovvero, in ultima istanza, i poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione dell’ente, esercitati dalla persona fisica indicata come titolare effettivo;
– per le persone giuridiche private, il codice fiscale e, anche nel caso di eventuali successive variazioni:
a) la denominazione dell’ente;
b) la sede legale e, ove diversa da quella legale, la sede amministrativa dell’ente;
c) l’indirizzo di posta elettronica certificata;
– relativamente ai trust e agli istituti giuridici affini, il codice fiscale e, anche nel caso di eventuali successive variazioni:
a) la denominazione del trust o dell’istituto giuridico affine;
b) la data, il luogo e gli estremi dell’atto di costituzione del trust o dell’istituto giuridico;
– l’eventuale indicazione delle circostanze eccezionali, ai fini dell’esclusione dell’accesso alle informazioni sulla titolarità effettiva;
– la dichiarazione di responsabilità e consapevolezza in ordine alle sanzioni previste dalla legislazione penale e dalle leggi speciali in materia di falsità degli atti e delle dichiarazioni rese.
Per le imprese dotate di personalità giuridica la comunicazione è effettuata dagli amministratori, per le persone giuridiche private dal fondatore e per i trust dal fiduciario.
I suddetti soggetti devono provvedere, inoltre, a comunicare:
– eventuali variazioni dei dati e delle informazioni relativi alla titolarità effettiva entro 30 giorni dal compimento dell’atto che dà luogo a variazione;
– annualmente la conferma dei dati e delle informazioni, entro 12 mesi dalla data della prima comunicazione o dall’ultima comunicazione della loro variazione o dall’ultima conferma.
L’omessa comunicazione è punita con la sanzione di cui all’art. 2630 c.c. che prevede, in tal caso, una sanzione amministrativa pecuniaria da 103 euro a 1.032 euro. Se la comunicazione è effettuata nei 30 giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti, la sanzione amministrativa pecuniaria è ridotta ad un terzo.
Il modulo TE
Per la comunicazione o conferma della titolarità effettiva deve essere utilizzato il modulo TE da inviare alla Camera di commercio titolare del dato ossia ove l’impresa e la persona giuridica privata hanno la propria sede legale, oppure, nel caso di trust, nella provincia in cui è stato costituito. Solo in caso di trust (o istituto assimilato) residente a in Italia, ma costituito all’estero, la Camera di Commercio competente è quella di compensazione (Roma).
Solo in caso di mandato fiduciario, la provincia di competenza è quella della sede della società fiduciaria alla quale il mandato fa riferimento.
Il modulo è composto da una sezione principale “ESTREMI DELLA COMUNICAZIONE” suddivisa in tre riquadri:
– PGP;
– INFORMAZIONI IDENTIFICATIVE, TRUST;
– INFORMAZIONI IDENTIFICATIVE, TITOLARE EFFETTIVO.
Estremi della comunicazione
Nella sezione vanno indicati la provincia, il codice fiscale e la tipologia di soggetto o istituto per il quale si sta effettuando la comunicazione indicando nell’apposito campo se si tratta di impresa, PGP, trust o istituto affine (in quest’ultimo caso, il mandato fiduciario).
Solo in caso di PGP per la quale non esistono iscrizioni nel Registro o nel REA e di trust, è obbligatorio indicare anche la denominazione del soggetto.
Per tutte le PGP deve essere indicato un indirizzo di posta elettronica certificata.
Deve essere obbligatoriamente indicata la tipologia di denuncia se Comunicazione, Variazione oppure Conferma.
PGP – Informazioni identificative
Il riquadro è previsto solo per le PGP che non sono iscritte nel Registro o nel REA.
Va indicata obbligatoriamente la sede legale con tutti gli estremi identificativi della localizzazione.
Se presenti anche altre localizzazioni possono essere aggiunti ulteriori occorrenze tante quante necessarie e ciascuna compilata con tutti gli estremi identificativi delle localizzazioni.
Trust informazioni identificative
Il riquadro è previsto solo per i trust.
In caso di trust costituito in Italia sono obbligatori tutti i campi previsti nel riquadro, viceversa se il trust è stato costituito in altro Stato non devono essere indicati la provincia e il Comune.
Titolare effettivo
Il riquadro è previsto per tutti i soggetti per i quali è prevista la comunicazione dei dati e delle informazioni relativi alla titolarità effettiva ed è suddiviso in tre blocchi:
– Anagrafica;
– Residenza/domicilio;
– Requisiti.
Per ogni impresa, PGP, trust e mandato fiduciario deve essere obbligatoriamente indicato almeno un titolare effettivo.
Anagrafica
Vanno indicati, per ciascuna persona fisica individuata quale titolare effettivo, i dati anagrafici completi.
Solo se la persona comunicata ha cittadinanza italiana, deve essere indicato obbligatoriamente anche il codice fiscale, la provincia di nascita e il comune di nascita.
Residenza/Domicilio
Va indicata obbligatoriamente la residenza della persona fisica individuata come titolare effettivo, completa di tutti gli elementi essenziali per la sua individuazione.
Se la persona fisica individuata come titolare effettivo, nell’apposito campo del riquadro “Requisiti”, risulta avere un c.d. controinteresse all’accesso di terzi poiché persona esposta a un rischio sproporzionato di frode, rapimento, ricatto, estorsione, molestia, violenza o intimidazione ovvero qualora il titolare effettivo sia una persona incapace o minore d’età, deve essere obbligatoriamente indicato l’indirizzo di posta elettronica certificata idoneo a ricevere le comunicazioni da parte della camera di commercio in caso di richiesta di accesso.
Se diverso dalla residenza deve essere indicato il domicilio della persona fisica individuata come titolare effettivo, completo di tutti gli elementi essenziali per la sua individuazione.
Requisiti
Il presente riquadro permette la gestione contestuale del requisito che qualifica la persona fisica individuata come titolare effettivo e dell’eventuale situazione di controinteresse all’accesso da parte di terzi.
Tra i requisiti deve essere selezionato obbligatoriamente uno dei criteri previsti dall’art. 20 e dall’art. 22, comma 5, del d.lgs 231/2007, che qualificano il titolare effettivo.
Nel caso di impresa dotata di personalità giuridica se, dall’applicazione sia del criterio della partecipazione diretta sia del criterio della partecipazione indiretta al capitale, la persona fisica individuata quale titolare effettivo risulta avere partecipazioni dirette e indirette ciascuna inferiore al 25%, ma dalla cui somma si ottiene almeno il 25%, il requisito da indicare nel campo è “partecipazione proprietaria indiretta superiore al venticinque per cento del capitale”.
Nel caso in cui il titolare effettivo di trust o del mandato fiduciario sia ricoperto, ad esempio, da una persona giuridica, è possibile indicare il titolare effettivo persona fisica utilizzando uno dei requisiti disponibili nella tabella RTE censiti con il prefisso “Titolare effettivo di”. Ad esempio: “Titolare effettivo di costituente di trust o istituto affine”.
Se la persona fisica individuata quale titolare effettivo risulta essere anche controinteressata all’accesso di terzi, è possibile indicare, in aggiunta al requisito che qualifica la persona, come titolare effettivo, anche l’apposito valore, presente nella medesima tabella “Controinteressato all’accesso per esposizione a rischio sproporzionato di frode, rapimento, ricatto, estorsione, molestia, violenza o intimidazione oppure persona incapace o minore d’età”.
In caso di presenza del controinteresse all’accesso ai terzi dovrà essere fornito obbligatoriamente anche un indirizzo di posta elettronica certificata nel riquadro relativo alle informazioni relative alla residenza del titolare effettivo indicato (come indicato nel riquadro della residenza).
Firma
Il modulo TE deve essere sottoscritto dal soggetto tenuto alla comunicazione o conferma dei dati e delle informazioni della titolarità effettiva.
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