In un’epoca storica sempre più automatizzata e digitalizzata anche l’intento di raggiungere una semplificazione negli adempimenti ammiistrativi delle aziende e dei contribuenti usufruendo delle tante possibilità offerte dalle comunicazioni telematiche passa attraverso nuovi adempimenti quali ad esempio l’emissione della fatturazione elettronica.
La fatturazione elettronica:
E’ la nuova forma di emissione delle fatture; si tratta di un documento informatico trasmetto digitalmente il cui contenuto deve essere nel tempo:
- immutabile;
- non alterabile.
Ai fini della sua emissione è necessario il possesso della firma digitale (smart card o key usb).
Lo scopo di questo nuovo strumento è quello di avviare un nuovo percorso teso a trasformare e semplificare i flussi di comunicazione tra i contribuenti e la Pubblica Amministrazione oltre che garantire una più agevole e veloce gestione dei pagamenti.
La fattura elettronica si configura come uno dei principali cardini dell’Agenda Digitale Italiana, quale strumento di controllo e razionalizzazione della spesa pubblica e nello stesso tempo di forte spinta all’innovazione per il mondo delle imprese.
L’impianto normativo:
L’obbligo, per le piccole e medie imprese italiane ed estere che effettuano cessioni di beni o prestazioni di servizi a favore della Pubblica Amministrazione e deli Enti Pubblici Territoriali di emettere la fattura in formato elettronico, è stato introdotto dalla Legge Finanziaria 2008, Legge n. 244 del 24.12.2007 “Disposiziioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato”, pubblicata in Gazzetta Ufficiale n. 300 del 28.12.2007, Supplemento Ordinario n. 285, entrata in vigore l’01.01.2008 ad eccezione dell’art. 2 comma 13 e dell’art. 3 comma 36 che sono entrati in vigore il 28.12.2007.
La Legge n. 244 del 24.12.2007 ha modificato anche il D.P.R. 633/72 agli articoli 21 e 39 ora contenenti la definizione di fattura elettronica, con l’indicazione delle caratteristiche e dei requisiti tecnici della stessa nonché la disciplina delle loro conservazioni.
Successivamente sono seguite più recenti normative tese a meglio chiarire l’ambito di applicazione e le sue modalità operative, vedi per esempio:
- M. (M.E.F.) del 07.03.2008, recante le “disposizoni per l’individuazione del gestsore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze”, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 103 de del 03.05.2008, individuando come gestore l’Agenzia delle Entrate attraverso la Sogei (Società Generale di Informatica Spa);
- Legge n. 196 del 31.12.2009 “Legge di contabilità e finanza pubblica” pubbblicata in Gazzetta Uffiiciale n. 303 del 31.12.2009 – S.O. n. 245, entrata in vigore il 01.01.2010 per l’individuazione dei soggetti riconducibili alla terminologia “Pubblica Amministrazione”;
- Legge n. 214 del 22.12.2011 “Conversione in legge, con modificazioni, del decreto Legge n. 201 del 06.12.2011 recante disposizioni urgenti per la crescita, l’equità e il consolidamento dei conti pubblici”, pubblicata in Gazzetta Ufficiale n. 300 del 27.12.2011 – Supplemento Ordinario n. 276 entrata in vigore il 28.12.2011 per l’individuazione delle Pubbliche Amministrazioni a cui risulta applicabile la fatturazione elettronica;
- M. (M.E.F.) n. 55 del 03.04.2013 contenente il Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle Amministrazioni Pubbliche ai sensi dell’art. 1 commi da 209 a 213, della Legge n. 244 del 24.12.2007, pubblicato in Gazzetta Ufficiale nn. 118 del 22.05.2013;
- Circolare n. 1/D.F./2014 del 14.04.2014 contenente note interpretative in materia di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione;
- L. n. 66 del 24.04.2014 recante “Misure urgenti per la giustizia sociale”, pubblicata in Gazzetta Ufficiale – Serie Generale – n. 95 del 24.04.2014 ed entrata in vigore il 24.04.2014. Il Decreto Legge è stato successivamente convertito con modificazioni con la Legge n. 89 del 23.06.2014, pubblicata in Gazzetta Ufficiale n. 143 del 23.06.2014;
- Circolare n. 1 del 09.03.2015 del Ministero dell’Economia e delle Finanze in concorso con la Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento della Funzione Pubblica, avente per oggetto chiarimenti interpretativi;
- Decreto Legislativo n. 127 del 05.08.2015 avente per oggetto “trasmissione telematica delle operazioni Iva e di controllo delle cessioni di beni effettuate attraverso distributori automatici, in attuazione dell’articolo 9, comma 1, lettere d) e g), della Legge 11 marzo 2014 n. 23” – pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 190 del 18.08.2015 ed entrato in vigore il 02.09.2015 che ha introdotto, tra l’altro, la fatturazione elettronica anche nei confronti di privati;
- Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate – Direzione Centrale Normativa n. 81/E del 25.09.2015 avente per oggetto chiarimenti interpretativi in relazione alla modalità e al luogo di conservazione delle fatture elettroniche.
Decorrenza dell’obbligo:
Fatte questa necessaria panoramica legislativa, la fatturazione elettronica è d’obbligo a decorrere dal:
- 06.2014 nei confronti di Ministeri, Agenzie Fiscali (Agenzia delle Entrate, Agenzia del Demanio e delle Dogane) ed Enti Previdenziali (Inps, Enasarco, ecc….);
- 03.2015 per tutte le altre Amministrazioni Pubbliche.
Conseguentemente rispettivamente a partire dalle sopra indicate date i fornitori non potranno più emettere le fatture con modalità cartacea e le Pubbliche Amministrazioni dovranno eventalmente considerarle irricevibili e pertanto respingerle all’emittente, se non trasmesse in modalità e formato elettronico.
I documenti inviati per posta elettronica certificata (pec) o altre modalità telematiche simili sovranno essere digitalmente conservate per almeno 10 anni.
Caratteristiche della fattura elettronica:
La fatturazione elettronica è:
- efficiente;
- sicura;
- economica;
- eco sostenibile.
Le fatture elettroniche devono rispettare specifici requisiti e contenuti affinché possano essere correttamente inoltrate.
Devono essere trasmesse con file di formato .XML firmato digitalmente, unico formato riconosciuto ed accettato dal sistema di interscambio.
Il file così creato può contenere un’unica fattura o un lotto di fatture con riferimento alla stessa Pubblica Amministrazione destinataria.
La sicurezza sull’origine (soggetto che ha prodotto ed inviato la fattura elettronica)e sull’autenticità dei dati trasmetti è garantita dalla firma digitale del file trasmesso (un po’ come avviene peer i file da trasmettere al Registro delle Imprese che sono firmati digitalmente o dal contribuente, o dal legale rappresentante o da un intermediario al quale il soggetto obbligato alla comunicazione ha delegato l’invio).
Il Sistema di Interscambio:
Come abbiamo già avuto modo di dire il Sistema di Interscambio è gestito dall’Agenzia delle Entrate attraverso la Sogei (Società di gestione informatica Spa).
Si tratta di un sistema informatico capace di:
- ricevere le fatture sotto forma di file;
- effettuare i controlli sui file ricevuti;
- inoltrare alle Pubbliche Amministrazioni destinatarie la fattura elettronica.
Al contrario il Sistema di Interscambio non si occupa di:
- incombenze di tipo amministrativo;
- archiaviazione;
- conservazione delle fatture.
Soggetti coinvolti nel processo:
I soggetti coinvolti nel processo della fatturazione elettronica sono sostanzialmente tre, ovvero:
- i fornitori di beni e servizi che operano a favore delle Pubbliche Amministrazioni e in quanto tali obbligati alla predisposizione, all’emissione, all’invio e alla conservazione delle fatture in formato elettronico;
- le Pubbliche Amministrazioni, così come identificate, e gli Enti previdenziali che saranno destinatari delle fatture elettroniche. L’elenco delle Pubbliche Amministrazioni verso le quali sarà obbligatorio l’emissione delle fatture elettroniche sarà aggiornato annualmente con pubblicazione sulla Gazzetta ufficiale entro il 30 settembre di ogni anno;
- i commercialisti, i consulenti, gli intermediari finanziari ai quali i fornitori di beni e servizi obbligati all’emissione della fattura elettronica potranno rivolgersi per l’espletamento degli adempimenti necessari.
La conservazione delle fatture elettroniche:
Come chiarito dall’Agenzia delle Entrate in occasione di interpello, con Risoluzione n. 81/E del 25.09.2015 in merito alle modalità e ai luoghi di conservazione delle fatture elettroniche si precisa quanto segue:
- le fatture elettroniche (sia emesse che ricevute) possono essere conservate, unitamente alle scritture contabili, sia in Italia che all’estero purché tra i paesi eventualmente coinvolti vi sia assicurata assistenza reciproca;
- in dichiarazione dei redditi i contribuenti dovranno dichiarare di effettuare la conservazione elettronica dei documenti fiscali;
- in occasione di eventuali controlli o verifiche di natura fiscale i documenti conservati elettronicamente dovranno essere resi disponibili quindi leggibili e accessibili (quindi anche con fornitura di copie cartacee, ovvero attraverso il processo di materializzazione dei documenti) agli ispettori o presso la sede del contribuente oggetto di verifica o presso il luogo di conservazione dei documenti elettronici;
- il luogo di conservazione dei documenti fiscali deve essere indicato nella dichiarazione di inizio attività o nelle eventuali successive comunicazione di variazioni dati;
- nel caso in cui il soggetto che si occupa della conservazione dei documenti elettronici sia un soggetto terzo rispetto al contribuente, questo non assume il ruolo di soggetto depositario delle scritture contabili ma solo il ruolo di conservatore elettronico.
Fatturazione elettronica tra privati:
Come riportato nel capitolo riservato all’”Impianto normativo” il Decreto Legislativo n. 127 del 05.08.2015 ha previsto tra le altre norme la possibilità che gli operatori economici optino per l’emissione delle fatture elettroniche anche nel caso di operazioni compiute con privati.
La possibilità di opzione decorrerà dal 01.01.2017 e sono allo studio agevolazioni per i contribuenti che la effettueranno tese a semplificare gli adempimenti amministrativi e fiscali attualmente in vigore, quali ad esempio lo spesometro, comunicazioni black list, ecc… o riduzioni dei tempi per l’erogazione di eventuali rimborsi di imposta nonché semplificazioni in occasione di verifiche fiscali.
Rete dei Digital Champions:
Eventuali informazioni sono ottenibili consultanto il sito della Rete dei Digital Champions, www.digitalchampions.it, che in collaborazione con Unioncamere, Infocamere, Asset Camera e Agenzia per l’Italia Digitale hanno anche organizzato in giro per l’Italia corsi di formazione gratuiti; sul sito è possibile affrontare casi specifici trovando il suggerimento delle possibili soluzioni e dei comportamenti corretti.
Inoltre tutta la documentazione tecnica necessaria per la fatturazione elettronica, comprese le indicazioni sulle modalità di trasmissione, i servizi di assistenza e di supporto tecnico sono disponibili sul sito: www.fatturapa.gov.it.
Attraverso il sito sopra indicato sarà anche possibile effettuare i necessari controlli sulle caratteristiche minime richieste per la regolare trasmissione del file telematico (assimibilabile per procedura a quanto avviene sia per i file trasmessi digitalmente al Registro delle Imprese sia per i file (dichiarazioni, versamenti, ecc…) trasmessi all’Agenzia delle Entrate.
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